Tietosuojakäytäntö

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

TrendyPhone on sitoutunut kunnioittamaan ja suojaamaan Asiakkaidensa yksityisyyttä. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa Asiakkaalle kuinka keräämme, käytämme ja suojaamme henkilötietoja sekä mitä oikeuksia ja mahdollisuuksia Asiakkaalla on vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn.

Keräämme ja käytämme henkilötietojasi tiukasti Suomen tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen nro 2016/679 (the EU General Data Protection Regulation, GDPR) asettamien laillisten rajoitusten mukaisesti.
TrendyPhonellä tarkoitetaan We Web Hosting yritystä (TrendyPhone ja We Web Hosting). Palvelulla tarkoitetaan TrendyPhonen tarjoamaa palvelua kuten TrendyPhone.shop verkkokauppa, TrendyPhone tai We Web Hosting, TrendyPhonen uutiskirje tai muu TrendyPhonen tarjoama Palvelu. Palvelu voi olla joko TrendyPhonen itse tuottamaa tai We Web Hostingin kulloistenkin yhteistyökumppaneiden tuottamaa. Asiakkaalla tarkoitetaan TrendyPhonen Palvelua käyttävää henkilöä.

TrendyPhone noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa Suomen lainsäädäntöä ja Euroopan Unionin tietosuoja-asetusta. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan, kun Asiakas käyttää TrendyPhonein Palveluja. Mikäli Asiakas ei hyväksy tämän tietosuojaselosteen ehtoja, Asiakas ei voi käyttää Palveluja, koska Palvelun tarjoaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterin nimi

TrendyPhone asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

We Web Hosting (Y-ID: 2536101-3)
Närhipolku 32, 87400 Kajaani Finland

Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot: info(at)TrendyPhone.shop

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaupan alan toiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Asiakasrekisteriin kuuluu esimerkiksi verkkokaupan asiakastilin, tilausten toimittamisen ja laskutuksen kannalta tarpeellinen henkilötietojen käsittely. TrendyPhone käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat asianmukaisia ja tarpeellisia TrendyPhonen liiketoiminnassa.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:
- Asiakassuhteen hoito, ylläpito ja kehittäminen sekä asiakasviestintä;
- Palvelun tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus;
- Liiketoiminnan kehittäminen;
- Myynti- ja markkinointi, suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen;
- Markkinatutkimukset, asiakastyytyväisyyskyselyt ja tuotearvostelut;
- Palvelun käytön seuranta ja analysointi asiakkaiden tarpeita paremmin ymmärtääksemme sekä personoitujen Palvelun tarjoaminen;
- Asiakkaiden profilointi markkinoinnin kohdentamiseksi ja Palvelun kehittämiseksi;
- Lakiin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin perustuvien velvoitteiden hoitaminen;
- Palvelun tietoturvasta huolehtiminen, väärinkäytösten ja petosten estäminen ja havaitseminen sekä vika- ja häiriötilanteiden korjaaminen
- Riskienhallinta ja koulutustarkoitukset.

Tämän lisäksi sivustolla kerätään anonyymejä tietoja verkkoanalytiikkaa varten Google Analytics -palvelulla. Palvelun käytöstä havainnoituja tietoja ovat esim. käyttö- ja selaustiedot, sivu/sivut joiden välillä käyttäjä liikkuu, laitteen malli, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä. Anonyymia tietoa säilytetään palvelussa 26 kuukautta.

Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen
Pääasiallisesti keräämme tiedot Asiakkaalta itseltään, jotka Asiakas antaa rekisteröityessään Palvelun käyttäjäksi tai käyttäessään Palvelua, kuten ostaessa tuotteita TrendyPhone.shop verkkokaupasta, antamalla ostoskorissa yhteystietoja, tilatessa uutiskirjeemme tai asioidessaan muutoin kanssamme.

Voimme saada tietoja lain sallimissa rajoissa myös muilta palveluntarjoajilta kuten luottotietorekisterinpitäjältä tai viranomaisen pitämistä rekistereistä kuten Väestörekisterikeskuksesta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään TrendyPhonen ja Asiakkaan välillä tehtyyn sopimukseen, TrendyPhonen ja Asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen, Palvelun käyttöön, TrendyPhonen oikeutettuun etuun tai Asiakkaan antamaan suostumukseen tai lakiin perustuen.

Käsittelemme kaikissa edellä mainituissa tilanteissa henkilö- ja välitystietoja vain käsittelyn tarkoituksen vaatimassa laajuudessa ja otamme aina huomioon asiakkaidemme yksityisyyden suojan.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä ja henkilötietoja:
- Perustiedot: nimi, yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, käyttäjätunnukset;
- Maksu- ja maksutapatiedot;
– Consents and prohibitions regarding the processing of personal data;
– Customer event data: events and tasks related to managing the customer relationship;
– Customer communication: messages and recordings in which the customer is a party;
– Other consent-based information specified in more detail in connection with requesting consent;
– Service usage information: Collected information may include purchase history, invoicing, credit and payment information, shopping cart information, product warranty information, delivery information such as delivery method and delivery address, and product reviews;
– Behavioral data: Monitoring the customer’s online behavior and use of the Service using cookies and other similar technologies; Collected information may include the channel used for web browsing, browser, terminal device, device or cookie identifier, IP address, session identifier and the time and duration of the session, log information.

Kenelle luovutamme henkilötietojasi? Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle
Emme myy tai vuokraa käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille

TrendyPhonen kulloisillekin yhteistyökumppaneille luovutamme välttämättömät henkilötiedot toimituksen tekoa, myyntiä ja markkinointia varten tai rahoitusyhtiölle rahoituspäätöksen teon yhteydessä. TrendyPhone voi luovuttaa yhteistyökumppanille Palvelun käyttötietoja kohdennettujen tarjousten tekemiseksi.

TrendyPhone käyttää it-toimintojen tuottamisessa alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja TrendyPhonein lukuun. Henkilötietojen käyttö on rajattu tiettyyn sopimuksen mukaiseen tehtävään. Olemme laatineet tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset alihankkijoiden kanssa. Käyttäessämme alihankkijoita, huolehdimme, että henkilötietoja käsitellään lain ja tietosuojaselosteen mukaisesti.

TrendyPhone uses only confidential operators as partners and subcontractors. Partners or subcontractors processing personal data may be located outside the European Union or the European Economic Area, in which case personal data is transferred outside the EU or EEA. We take care of appropriate protective measures related to the transfer and use EU-approved transfer procedures such as EU-approved standard contract clauses in personal data processing contracts.

Personal data can also be disclosed to a third party to whom the Customer has given consent for disclosure, for example in connection with a certain campaign. Personal data can be disclosed in connection with a trial or at the request of an authority based on the applicable law or a decision of an authority in connection with a trial or official process.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle, mikäli TrendyPhone on mukana liiketoimintajärjestelyissä, jossa henkilötiedot sisältävä liiketoiminta on mukana järjestelyissä. Liiketoimintajärjestelyjä ovat esimerkiksi erilaiset liiketoimintakaupat ja liiketoimintojen siirrot sekä yhtiöiden sulautumiset ja jakautumiset.

Henkilötietojen säilyttäminen ja suojaaminen
TrendyPhone keeps the Customer’s personal data for the duration of the customer relationship and for six years after the customer relationship has ended. The information is used e.g. for handling possible complaints and warranty issues. Handling and fulfilling the obligations set out in legislation such as accounting and consumer trade legislation require that some personal data be stored even if the customer contract has ended. TrendyPhone takes reasonable measures to ensure that personal data incompatible with the purpose of processing personal data, out of date or incorrect are not stored and, on the other hand, personal data according to the purpose of processing are protected from unauthorized processing, disposal, destruction, damage and unauthorized access. When protecting and storing personal data, we take into account the risks related to the processing of personal data for the protection of privacy and business, as well as the available technical possibilities and various threat factors.

TrendyPhonen Palvelun, verkkokaupan, palvelimien ja kaupan tietojärjestelmien tietoturva on korkeatasoista ja ne on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan. TrendyPhone huolehtii henkilökunnan, sisäisten prosessien ja toimitilojensa turvallisuudesta henkilötietojen suojaamiseksi. TrendyPhone pyrkii muutoinkin toteuttamaan kaikki tarkoituksenmukaiset menettelytavat henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääkseen ja havaitakseen mahdollisen ulkopuolisen pääsyn henkilötietoihin.

Henkilötietoihin käsittelevät TrendyPhonein omat koulutetut työntekijät, joiden työtehtävien suorittamisessa joudutaan käsittelemään henkilötietoja. Työntekijät on koulutettu käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti, turvallisesti sekä voimassa olevan lainsäädännön sekä annettujen ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Tiettyjen henkilötietojen käsittelyn osalta TrendyPhone käyttää kolmansia osapuolia henkilötietojen käsittelyssä (katso edellä: Kenelle luovutamme henkilötietoja). Kyseiset yhteistyökumppanit ovat TrendyPhonen parhaan arvion mukaan luotettavia ja niiden toimintaa seurataan koko ajan. Yhteistyökumppaneiden kanssa on laadittu kirjalliset henkilötietojen käsittelysopimukset, joissa on huomioitu tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön vaatimukset.

Google Analytics-palvelulla kerätyt tiedot säilytetään Googlen Analytics-työkalussa. Google Analytics -palvelun tiedot kerätään anonyymisti, eikä niitä yksilöidä henkilöihin/henkilöön.

Mitä valintamahdollisuuksia ja oikeuksia Asiakkaalla on?
Palveluun rekisteröityneellä Asiakkaalla on mahdollisuus vaikuttaa henkilötietojensa käyttöön ja hänelle kohdistettuun markkinointiin. Asiakas voi tehdä markkinointia koskevat valinnat Palvelun omilla sivuilla, esimerkiksi ottaako hän vastaan markkinointia vai ei. Palvelua kehitetään jatkuvasti, joten toimintoja voidaan muuttua, lisätä tai poistaa kokonaan.

Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja ja oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa mukaan lukien jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista. Asiakkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat henkilötiedot sekä pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Asiakas voi vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisemista. Henkilötiedon käsittelyn perustuessa Asiakkaan antamaan erilliseen suostumukseen, Asiakas voi peruuttaa suostumuksen.

If the Customer considers that there are deficiencies in the processing of personal data or suspects that TrendyPhone has acted in violation of the law, the Customer has the free right to complain to TrendyPhone or the respective member store about the matter. TrendyPhone is committed to conducting business responsibly, so we want to correct any shortcomings. The customer also has the right to file a complaint with the supervisory authority.

Voiko Tietosuojaseloste muuttua?
Palvelun kehittymisen ja muutosten sekä lainsäädännön muutosten johdosta tietosuojaseloste voi muuttua. Edellä mainittujen syiden johdosta päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa. Tietosuojaselosteesta on aina uusin versio Palvelussa, minkä kehotamme säännöllisesti tarkistamaan.